Membangun komunikasi dalam organisasi merupakan faktor utama keberhasilan dalam mencapai tujuan bersama. Organisasi-organisasi yang kurang berkembang biasanya mengalami kesulitan dari sisi komunikasinya. Hal ini disebabkan karena tidak semuanya tahu dan paham tentang bagaimana komunikasi harus dijalankan. Berikut beberapa tips membangun komunikasi organisasi yang efektif agar selalu produktif.
1. Aktif Mendengarkan
Aktif mendengarkan adalah kunci utama untuk membangun komunikasi organisasi yang efektif. Ketika berkomunikasi dengan anggota tim, berikan perhatian penuh ketika mereka sedang berbicara. Fokuskan perhatian dan pikiran pada apa yang mereka bicarakan tanpa terganggu oleh pemikiran yang lain. Jangan lebih dulu membuat asumsi sebelum mendengarkan apa yang ingin disampaikan oleh anggota tim hingga akhir. Biarkan mereka menyelesaikan perkataannya terlebih dahulu sebelum kita menarik kesimpulan.
2. Manfaatkan Beragam Media Komunikasi
Di era yang semakin canggih ini, media komunikasi menjadi semakin beragam dan memudahkan orang-orang untuk berinteraksi. Gunakan email untuk memberikan pengumuman penting seputar pembaruan proyek maupun kebijakan baru. Gunakan pula aplikasi komunikasi online lainnya untuk menjadi wadah berlangsungnya diskusi real-time, berbagi informasi, hingga interaksi antarpribadi di dalam tim.
3. Bersikap Suportif
Bersikap suportif adalah sikap yang penting untuk membangun komunikasi yang memotivasi anggota tim dan lingkungan yang inklusif dalam organisasi. Tunjukkan penghargaan terhadap usaha maupun prestasi yang telah diraih anggota tim. Selain itu, jika terdapat anggota tim yang sedang mengalami kesulitan, berikan dukungan dan bantuan kepada mereka untuk menemukan solusi. Jangan sampai bersikap acuh tak acuh terhadap sesama anggota dalam organisasi.
4. Transparansi dan Keterbukaan
Transparansi berarti terbuka terhadap adanya perubahan. Menjadi terbuka dan jujur dalam berkomunikasi sangatlah dibutuhkan dalam organisasi. Sampaikan informasi secara jujur, lengkap, dan tepat waktu serta berikan kesempatan pada orang lain untuk mengutarakan pendapatnya. Dengan adanya transparansi dan keterbukaan, akan meminimalisir terjadinya kesalahpahaman karena tidak adanya informasi-informasi yang ditutup-tutupi.
5. Budayakan Kolaborasi
Dalam suatu tim, pasti akan sering dijumpai yang namanya kolaborasi. Jalin kerja sama lintas divisi untuk memecahkan masalah yang kompleks maupun untuk memperlancar jalannya suatu proyek. Dengan kolaborasi, interaksi di antara anggota tim akan terus aktif terjadi. Hal ini sangat berguna tidak hanya untuk meningkatkan kualitas dan komunikasi tim, namun juga semakin mempermudah tercapainya tujuan organisasi.
6. Evaluasi dan Perbaikan
Melakukan evaluasi wajib dilakukan secara berkala untuk mengukur seberapa efektif dan produktif komunikasi yang telah dilakukan dalam organisasi tersebut. Identifikasi ranah apa saja yang perlu diperbaiki dan jadikan pula ranah lain yang telah berhasil untuk terus ditingkatkan sekaligus dipertahankan. Evaluasi dan perbaikan harus kerap dilakukan agar komunikasi organisasi akan selalu berkembang dan tidak berjalan di tempat.
Membangun komunikasi organisasi yang efektif membutuhkan komitmen dan konsistensi dari seluruh anggota organisasi. Dengan mengutamakan transparansi, keterbukaan, memanfaatkan media komunikasi, bersikap positif, mendengarkan aktif, kolaborasi, evaluasi serta perbaikan, organisasi akan dapat mengefektifkan komunikasinya secara keseluruhan.